Podczas pracy z raportami chcesz, aby użytkownicy wprowadzali określone informacje o swoich danych osobowych, które mają być wprowadzone w arkuszu programu Excel. Aby uniemożliwić użytkownikom wprowadzanie numeru SSN o długości większej lub mniejszej niż 9 cyfr, użyjemy wbudowanej funkcji sprawdzania poprawności danych w programie Excel.
Weźmy przykład:
- Numer SSN nie może mieć więcej niż 9 cyfr, aby ograniczyć użytkownikowi możliwość wprowadzania numeru SSN i uniemożliwić wprowadzanie cyfr mniejszych lub większych niż 9.
- W kolumnie A mamy nazwiska, a w kolumnie B chcemy, aby ludzie wpisywali swój numer SSN
- Podczas wprowadzania numeru SSN chcemy, aby użytkownik wpisał 9 cyfr, ponieważ SSN wymaga dokładnie 9 cyfr (nie więcej ani mniej).
- Wybierz komórki, w których podczas wprowadzania numeru SSN należy zastosować sprawdzanie poprawności danych.
- Kliknij Wstążka danych
- w Narzędzia danych grupa, kliknij Walidacji danych
- ten Walidacji danych pojawi się okno dialogowe
- Na karcie Ustawienia wybierz Niestandardowe w kryteriach weryfikacji i wprowadź formułę jako =DŁ(B2)=9 w polu Formuła
- Powyższy wzór uniemożliwi użytkownikom wprowadzanie cyfr mniejszych lub większych niż 9 cyfr.
- Kliknij OK
- Jeżeli wpiszemy dokładnie 9 cyfr w kolumnie B to komórka zaakceptuje liczby
- Jeśli celowo wprowadzimy więcej niż 9 cyfr, program Excel nie pozwoli na wprowadzenie i pojawi się komunikat o błędzie, aby powiadomić o problemie.
- Jeśli wprowadzimy mniej niż 9 cyfr, to również Excel nie pozwoli nam na wprowadzenie i pojawi się komunikat o błędzie.
Korzystając z wbudowanej funkcji sprawdzania poprawności danych w Excelu, możemy przygotować niestandardowe raporty dla użytkownika, aby wprowadzić określone informacje, które są przydatne do tworzenia raportów.