W tym artykule dowiemy się, jak tworzyć listę rozwijaną za pomocą walidacji danych w programie Microsoft Excel.
Funkcja sprawdzania poprawności danych poprawia wydajność wprowadzania danych w programie Excel oraz zmniejsza liczbę pomyłek i błędów w pisowni. Możesz mieć ograniczone wpisy zgodnie z kryteriami walidacji, a nawet tworzyć niestandardowe reguły dla tego, co można wprowadzić do komórki. W przypadku nieprawidłowego wpisu wyświetla komunikat i uniemożliwia użytkownikowi wprowadzenie danych na podstawie określonego warunku.
Zrozummy, jak możesz korzystać z tej funkcji, korzystając z przykładów.
Mamy listę produktów w kolumnie A i chcemy stworzyć listę rozwijaną wszystkich produktów.
Postępuj zgodnie z instrukcjami podanymi poniżej:-
- Wybierz dowolną komórkę w arkuszu
- Aby utworzyć listę rozwijaną, przejdź do zakładki Dane > Narzędzia danych > kliknij Walidacja danych
- Lub możemy użyć skrótu ALT + D + L
- Pojawi się okno dialogowe sprawdzania poprawności danych
- Na liście Zezwól wybierz opcję „Lista”
- W zakładce Źródło wybierz zakres listy produktów
Notatka:-Zanim klikniesz OK, zauważysz, że domyślnie zaznaczone są pola wyboru „Ignoruj puste” i „Rozwijane w komórce”. komórka, jeśli jest zaznaczona. Jeśli nie jest zaznaczone, program Excel nie zezwoli na puste pola jako prawidłowe dane wejściowe i pojawi się komunikat o błędzie. Drugą zaznaczoną opcją jest „Rozwijane menu w komórce”, które służy do wyświetlania strzałki po kliknięciu komórki. Jeśli więc odznaczysz tę opcję, strzałka w dół zniknie.
- Teraz przechodzimy do „Wprowadź wiadomość” i tam piszemy w tytule „Wybierz nazwę produktu” oraz w treści wiadomości „Wybierz nazwę produktu z listy”
- Następnie przechodzimy do „Ostrzeżenia o błędzie” i domyślnie styl błędu jest wybierany jako „STOP”. Czyli w tytule piszemy „Nieprawidłowa nazwa produktu”, a następnie w komunikacie o błędzie piszemy „Proszę wybrać nazwę produktu z listy”. A teraz klikamy OK.
- Kliknij OK, zobaczymy wiadomość wejściową w żółtym podpisie ze strzałką w dół
- Po kliknięciu w rozwijane menu widzimy, że wszystkie wybrane przez nas produkty pojawiają się na rozwijanej liście. Możesz wybrać dowolne z nich zamiast wpisywać je lub zapamiętywać
Notatka:-W przypadku, gdy chcesz wyczyścić tekst w komórce, która ma sprawdzanie poprawności danych, możesz przejść do komórki i nacisnąć polecenie usuń. Zawartość zostanie usunięta z komórki, ale będzie tam na liście rozwijanej
- Ponadto, gdy nie jesteś w komórce, w której zastosowaliśmy walidację danych, zobaczysz, że teraz nie ma strzałki w dół. Lista rozwijana pojawia się tylko wtedy, gdy wybierzesz tę komórkę
- Jeśli chcesz całkowicie usunąć weryfikację danych z komórki lub zakresu, po prostu przejdź do okna sprawdzania poprawności danych, a tam zobaczysz opcję „Wyczyść wszystko”
- Po prostu kliknij, a teraz kliknij OK. W momencie, gdy wciśniemy enter, walidacja danych zostanie usunięta z komórki
Istnieje inny sposób tworzenia listy rozwijanej. Definiując nazwę zakresu możemy stworzyć listę rozwijaną. Aby zrozumieć, wykonaj czynności podane poniżej:-
- Mamy więc tę samą listę w zakresie od A9 do A15
- Wybieramy zakres, a teraz możemy albo przejść do pola nazwy, aby nadać nazwę temu zakresowi, albo użyć Zdefiniuj nazwę
- Przejdź do zakładki Formuła > Zdefiniowane nazwy > a następnie kliknij Zdefiniuj nazwę
- Teraz w polu nazwy piszemy „Nazwa_produktu” i wybraliśmy już zakres, więc klikamy OK
- Teraz ponownie przechodzimy do okna Data Validation i wybieramy „List” dla kryteriów walidacji. I tym razem zamiast wybierać zakres, będziemy mieli zdefiniowaną nazwę w tym polu źródłowym
Notatka:- Jeśli pamiętasz nazwę, którą nadałeś liście, możesz ją tutaj wpisać poprzedzona znakiem „równa się” lub nacisnąć F3. Pojawi się okno „WKLEJ NAZWĘ”, w którym możesz zlokalizować wszystkie nazwy zakresu dostępne w bieżącym skoroszycie.
- Nazwaliśmy ten asortyment „Nazwa_produktu”, klikamy na niego, a następnie klikamy OK
- Klikamy OK, a w tej komórce pojawia się lista rozwijana
W ten sposób można stworzyć rozwijane menu za pomocą walidacji danych za pomocą podanych przykładów w Excelu.
Kliknij łącze wideo, aby szybko zapoznać się z jego użyciem. Subskrybuj nasz nowy kanał i ucz się z nami dalej!
Jeśli podobały Ci się nasze blogi, podziel się nimi ze znajomymi na Facebooku. A także możesz śledzić nas na Twitterze i Facebooku.
Chcielibyśmy usłyszeć od Ciebie, daj nam znać, jak możemy ulepszyć, uzupełnić lub unowocześnić naszą pracę i uczynić ją lepszą dla Ciebie. Napisz do nas na stronie e-mail